Come conservare le fatture elettroniche

Il progresso tecnologico ha portato anche a trasformare le comuni fatture cartacee in fatture elettroniche. Dal 31 marzo 2015 vige l’obbligo ohe le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione seguano uno specifico percorso nel quale esse siano prese in carico dalla PA, presa in carico dal sistema di interscambio e smistata all’Amministrazione competente.

La conservazione delle fatture elettroniche

Così come le fatture in forma cartacea dovevano essere conservate a norma di legge per un periodo minimo, altrettanto deve avvenire per quelle elettroniche.

Questo vale sia per i casi di fatture native elettroniche che per le eventuali cartacee e digitalizzate tramite uno scanner. A partire da gennaio del 2019 lo stesso obbligo entrerà in vigore anche per le fatture tra imprese e privati.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche assume il significato di mantenere nel tempo l’integrità e la conseguente validità delle fatture emesse, archiviandole e conservandole su supporti digitali.

Il termine “sostitutiva” significa che le fatture emesse e poi conservate in modo digitale sostituiscono in ogni senso le fatture cartacee mantenendo lo stesso valore legale e questo si traduce in un risparmio significativo di tempo, spazio e costi rispetto alla tradizionale fattura cartacea.

Il vantaggio ulteriore è la facilità e rapidità di reperire in ogni momento la fattura che si ricerca, evitando i rischi di smarrimento e deperimento del documento.

Differenza tra fattura cartacea e elettronica

Nella forma tradizionale la fattura doveva contenere il timbro e la firma e si doveva apporre il Bollo sulla stessa. Nella fattura elettronica questi passaggi sono superati: la firma viene apposta in modo elettronico e il Bollo diventa virtuale con notevole semplificazione delle procedure.

I sistemi per emettere una fattura elettronica e le norme di legge per la conservazione in formato digitale, eventualmente digitalizzando le fatture cartacee, è abbastanza complesso e per ogni approfondimento specifico su questo tema rimandiamo al sito savinosolution.com sul quale potrai trovare molte soluzioni e risposte che ti possono essere utili.

Fatture elettroniche e copia conforme

Gli operatori commerciali, a prescindere dall’obbligo che entrerà in vigore da gennaio 2019, possono già decidere di emettere e conservare in modo digitale le loro fatture. In una situazione ibrida, di fatture elettroniche e cartacee, occorre innanzitutto trasformare tutto in formato digitale e poi conservare le fatture secondo le norme di legge.

In particolare le fatture dovranno contenere la firma digitale e poi essere indicizzate, ossia numerate in maniera progressiva anche con i dati di partita IVA del cliente o fornitore e servizio o prodotto cui si riferisce.

Questi documenti vanno inseriti in lotti di conservazione, raggruppati secondo l’emissione nello stesso periodo temporale. La chiusura del lotto avviene con l’apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione. Al termine della procedura la copia cartacea può essere eliminata, sostituita dalla fattura elettronica conservata.

Se si desidera avere una “Copia conforme” all’originale, che mantenga la validità fiscale a tutti gli effetti, questa deve essere confermata e certificata da un Notaio a da un altro pubblico ufficiale autorizzato a questa azione.

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