Un’azienda che ha un discreto numero di dipendenti che lavorano al pc ha anche bisogno di valutare attentamente i sistemi e i software che vengono utilizzati per massimizzare la produttività del personale, specialmente quando ci si trova ad acquistare una o più licenze mediamente costose. In fase di progettazione sarà quindi utilizzimo creare un business plan per ottenere fiducia e finanziamenti e studiare una strategia vincente.

Nel campo delle task principali, come ad esempio la scrittura o la creazione dei report, Microsoft è uno dei player principali del settore con il suo bundle si software che compongono Office 365.

Nelle prossime righe cercheremo così di approfondire la questione, vedendo cosa è incluso in Office 365 e tutte le potenziali alternative in modo da poter fare la scelta migliore per voi e per i vostri dipendenti, facilitando quanto più possibile la produttività anche in condizioni di smart working e/o lavoro a distanza.

Office 365: che cos’è e cosa viene incluso

Microsoft Office 365 è la piattaforma di produttività di casa Microsoft che si basa sul cloud. Si tratta di un piano ideato appositamente per le aziende.

A differenza delle app che vengono incluse nel pacchetto Office 2021, utilizzabili solamente su un unico dispositivo, Office 365 prevede l’utilizzo della licenza su più pc e laptop, in modo da poter condividere progetti e file utilizzando direttamente il cloud.

Office 365 include quindi le applicazioni più popolari Microsoft, come ad esempio Excel, Word, Teams, Power Point, One Drive e Outlook.

Inoltre l’acquisto di tale licenza prevede anche la possibilità di avere a disposizione 1 TB di spazio per l’archiviazione sul cloud di OneDrive.

Chiaramente si tratta di un servizio in abbonamento e, nel caso abbiate in azienda diverse postazioni, è possibile che sia necessaria una buona dimestichezza da parte vostra per l’installazione e la configurazione del pacchetto su tutti i dispositivi.

Fortunatamente esistono delle attività che si sono specializzate nella risoluzione di tali necessità e, se avete sede a Milano o zone limitrofe, vi suggeriamo a tal proposito di visitare https://monzapc.com/servizi-informatici/supporto-office-365/, dove avrete l’opportunità di richiedere aiuto ad un consulente esperto per la configurazione del pacchetto in abbonamento in azienda.

Le alternative a Office 365: gli aspetti da tenere in considerazione

Alcune aziende non aderiscono al servizio incredibilmente diffuso, magari a causa dei costi, dell’imposizione del servizio in abbonamento o magari della vasta gamma di funzioni che non sfrutterebbero a pieno.

Per questo motivo esistono anche delle alternative, che vanno valutate attentamente sulla base di alcuni fattori.

Il primo riguarda la presenza di Exchange Server nel servizio, ovvero la possibilità di lavorare in modo collettivo su processi e documenti potendo risalire molto rapidamente alle varie versioni che vengono realizzate di ogni singolo file.

Bisogna anche considerare il formato dei file che vengono scritti e letti dalle alternative di Office 365. Sebbene nella nostra azienda si possano utilizzare soluzioni differenti, è probabile che i documenti che andremo a creare debbano essere inviati a clienti o fornitori che utilizzano Office. In questo caso i file dovranno essere quindi realizzati in formati che anche Office sia in grado di aprirli.

Arriviamo poi all’ultima questione, forse la più complessa: il GDPR. La protezione dei dati e la loro conservazione deve essere garantita dal produttore del software, specialmente quando si tratta di documenti aziendali. In questo caso Microsoft la fa da padrone e, se sceglierete un’alternativa, dovrete essere certi che i dati vengano conservati seguendo la normativa GDPR (che potrete anche consultare in questa pagina).

Le migliori alternative ad Office 365

Ora possiamo prendere in esame le migliori alternative ad Office 365. La più conosciuta è OpenOffice, soluzione gratuita che prevede una serie di software che sono ad occhio nudo praticamente identici a quelli offerti da Microsoft.

La grande differenza è che il servizio è open source e presenta alcune limitazioni che le aziende potrebbero notare. OpenOffice è infatti realizzato per essere sfruttato maggiormente da studenti e piccoli freelance: per un utilizzo in azienda con un gran numero di dipendenti non è una delle soluzioni maggiormente suggerite.

Da OpenOffice è nato anche Libre Office, sistema di software anch’esso gratuito che ha il medesimo target del suo genitore.

Per quanto riguarda le soluzioni più adatte a business complessi, il principale antagonista di Office 365 è Google con la sua Workspace.

I servizi offerti da Google Cloud possono essere utilizzati sia gratuitamente (con diverse limitazioni che li rendono adatti ad un uso privato) che con abbonamento.

Per le aziende è sicuramente una buona soluzione e se desiderate approfondire i costi vi suggeriamo anche di visitare questa pagina. Come vedrete vengono offerti moltissimi tool e strumenti, una mail aziendale per ogni utente con dominio personalizzato, assistenza e la possibilità di effettuare riunioni video con un gran numero di partecipanti.

La peculiarità dei sistemi Google è quella che più utenti possono lavorare in contemporanea sullo stesso file eseguendo modifiche visibili in tempo reale.

Se invece avete sistemi operativi Apple, il suggerimento è quello di affidarvi ad iWork, creato appositamente per integrarsi alla perfezione con iOS.