Gestire più ristoranti in contemporanea richiede un’organizzazione impeccabile. Quando le sedi aumentano, cresce anche la complessità nella gestione operativa, nel controllo delle performance e nella coerenza dell’esperienza offerta al cliente. Un gestionale multisede in cloud consente di accentrare tutte le attività operative in un’unica interfaccia, facilitando il controllo in tempo reale, la standardizzazione dei processi e la scalabilità dell’intera attività.

Come riportato da Business Research Insights, il mercato globale dei software di gestione dei ristoranti è stato valutato a circa 2,72 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che raggiungerà 6,11 miliardi di dollari entro il 2033, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) di circa il 9,4% dal 2025 al 2033. La digitalizzazione centralizzata offre un vantaggio competitivo concreto a chi desidera mantenere uniformità nei servizi, nel menù e nelle performance commerciali, pur operando su territori e mercati differenti.

Cos’è un gestionale multisede e a cosa serve

Un sistema gestionale progettato per i ristoranti con più sedi è uno strumento indispensabile per unire coordinamento strategico e controllo operativo.

Significato di gestione multisede

Con il termine gestione multisede si intende l’amministrazione di più punti vendita appartenenti alla stessa proprietà o gruppo. I ristoratori che operano su scala locale, regionale o nazionale hanno bisogno di un sistema unico che consenta loro di monitorare dati, coordinare risorse e applicare strategie in modo coerente da una sola piattaforma.

Le sfide più comuni nei ristoranti con più sedi

Aprire nuove sedi comporta un aumento esponenziale della complessità organizzativa. I problemi ricorrenti includono:

• Comunicazione disallineata tra le sedi
• Contabilità decentralizzata e disorganica
• Difficoltà nel monitoraggio delle prestazioni in tempo reale
• Disparità nei prezzi, nei menù e nelle politiche promozionali
• Gestione autonoma e frammentata dei fornitori e delle scorte

Senza una soluzione integrata, queste difficoltà portano a inefficienze operative, calo della redditività e perdita di coerenza nell’immagine aziendale.

Perché adottare una gestione centralizzata nei ristoranti multisede

Utilizzare un pannello gestionale unificato aiuta a controllare tutte le sedi da remoto e a prendere decisioni rapide, basate su dati condivisi e aggiornati. Secondo il Rapporto Ristorazione 2024 di FIPE, il settore della ristorazione prevede investimenti per 4 miliardi di euro, focalizzati su iniziative green e digitali, evidenziando l’importanza crescente della trasformazione digitale nel settore.

Coordinamento da un unico pannello di controllo

Una dashboard cloud permette di gestire interamente la rete di ristoranti da una sola interfaccia, visualizzando vendite, turni del personale, giacenze e prenotazioni in tempo reale. Ogni azione viene tracciata e sincronizzata, offrendo al management il pieno controllo decisionale senza dover essere fisicamente presenti in ciascun locale.

Standardizzazione di processi, menù e prezzi

Uniformare le operazioni tra le sedi significa garantire lo stesso livello di servizio e di qualità ovunque. Questo coinvolge il menù, le modalità di preparazione dei piatti, i tempi di servizio e la gestione delle offerte. Una gestione omogenea rafforza il brand e fidelizza i clienti.

Controllo in tempo reale di vendite, scorte e performance

Un gestionale multisede in cloud consente di monitorare in tempo reale i flussi economici, la disponibilità del magazzino e le performance dei team. Questo controllo immediato consente interventi tempestivi, come il riassortimento delle materie prime o la modifica di strategie commerciali.

Secondo FIPE Confcommercio, la digitalizzazione è tra le prime aree di investimento per oltre l’80% dei ristoratori italiani, proprio per affrontare con più efficacia il coordinamento tra sedi.

Funzionalità fondamentali di un gestionale per ristoranti multisede

Secondo Baldi Academy, l’84% dei ristoratori utilizza software per la gestione del locale, come casse digitali e sistemi di prenotazione e ordine, mentre il 77% ha introdotto strumenti tecnologici per migliorare la qualità e ottimizzare i tempi della preparazione dei piatti. Le caratteristiche che rendono efficace un sistema multisede sono molteplici. Quelle irrinunciabili sono:

• Gestione unificata dei menù – È essenziale che ogni modifica a piatti, ingredienti o prezzi venga replicata automaticamente in tutte le sedi, evitando errori di aggiornamento e disallineamenti nel servizio al cliente.
• Prenotazioni sincronizzate su tutte le sedi – Un sistema integrato di prenotazione garantisce una gestione fluida dei tavoli e dei turni, evitando errori, overbooking e ritardi nella sala. La visibilità sulle prenotazioni da tutte le sedi consente di ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro.
• Monitoraggio delle performance e analisi dati – Grazie alla raccolta di dati dettagliati su fatturato, scontrini medi, tempi di servizio, rotazione tavoli e recensioni, è possibile valutare in modo comparato l’andamento di ciascuna sede e pianificare azioni correttive dove necessario.
• Integrazione con strumenti di marketing e CRM – Un buon gestionale multisede deve permettere la gestione delle anagrafiche clienti, la fidelizzazione e la personalizzazione delle offerte, collegando dati operativi e commerciali in un’unica piattaforma.

Come scegliere il miglior software per la gestione multisede

La scelta dello strumento giusto non può basarsi solo sul prezzo. Serve una valutazione completa. Il numero di sedi, la tipologia di servizio (ristorante, fast food, pizzeria), il numero di coperti giornalieri e il grado di automazione desiderato sono parametri essenziali da considerare nella selezione del gestionale.

Non può mancare:

• Gestione centralizzata delle operazioni
• Controllo accessi differenziato per ogni sede o livello
• Reportistica avanzata e dashboard configurabile
• Compatibilità con dispositivi mobili

Un buon software deve adattarsi alla crescita dell’attività, gestire nuove aperture senza modifiche strutturali e offrire un’assistenza rapida e multicanale, compresa la formazione continua al team. Tra le soluzioni disponibili, gestionaleristorante.cloud offre funzionalità avanzate per la gestione multi-location, pensate per catene e gruppi di ristoranti: un unico pannello cloud da cui controllare menu, staff e ordini in tutte le sedi, in tempo reale.

Vantaggi per il titolare e per il personale

Nel 2024 i pubblici esercizi hanno visto un aumento del 6,4% dell’occupazione rispetto al 2019, con una crescita significativa nei ristoranti e servizi di ristorazione, raggiungendo oltre 1,371 milioni di addetti. I benefici operativi ed economici sono tangibili a ogni livello dell’organizzazione.

• Riduzione degli errori e attività automatizzate – Il gestionale consente di automatizzare la generazione di report, i riordini di magazzino, le fatture e i flussi contabili, riducendo drasticamente gli errori manuali e aumentando la precisione dei processi.
• Risparmio di tempo nelle attività ripetitive – Azioni come l’aggiornamento dei menù, il controllo delle scorte o la gestione dei turni vengono eseguite da un’unica interfaccia e non richiedono duplicazione di attività tra una sede e l’altra.
• Maggiore controllo sul rendimento delle sedi – Avere una visione comparata delle prestazioni permette ai titolari di identificare le sedi più performanti e quelle in difficoltà, facilitando interventi mirati di ottimizzazione.